Neue Regeln und Pflichten zum Schutz von Whistleblowern

Informationen über , Rolf-Alexander Markgraf
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Der Rat der Europäischen Union hat im Oktober 2019 die EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (sog. „Whistleblower-Richtlinie“) förmlich verabschiedet. Die Mitgliedsstaaten haben Zeit, die Regelungen bis Mai 2021 in nationales Recht umzusetzen.

1. Anwendungsbereich
Nach der Richtlinie sollen Privatunternehmen, die mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen oder im Finanzdienstleistungsbereich tätig sind sowie öffentliche Arbeitgeber künftig verpflichtet sein, ein internes Meldesystem einzurichten. Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern können ein gemeinsames Meldesystem vorhalten. Auf den Schutz der Richtlinie können sich alle Hinweisgeber berufen, unabhängig davon, ob das Unternehmen ihres Arbeitgebers dem Anwendungsbereich der Richtlinie unterfällt.

Die Mitgliedsstaaten sind zudem verpflichtet, externe behördliche Meldekanäle einzurichten. Diese müssen unabhängig und autonom sein.

2. Ausgestaltung des internen Meldesystems
Bei der Ausgestaltung des internen Meldesystems sind folgende Punkte zu beachten:

  • Es müssen Meldekanäle eingerichtet werden, die Meldungen in schriftlicher und mündlicher Form ermöglichen. Sie müssen so eingerichtet sein, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewährleistet ist.

  • Alle eingehenden Meldungen sind unter Wahrung der Vertraulichkeit zu dokumentieren.

  • Es muss eine unparteiische Person oder Abteilung benannt werden, welche für die erforderlichen Folgemaßnahmen zuständig ist und mit dem Hinweisgeber in Kontakt bleibt.

  • Das Unternehmen hat die Folgemaßnahmen zu ergreifen und den Hinweisgeber über die Folgemaßnahmen innerhalb von maximal 3 Monaten zu informieren.
  • 3. Stufenweiser umfassender Schutz für Hinweisgeber
    Hinweisgeber die (vermeintliche) Gesetzesverstöße gegen bestimmte EU-Regelungen aus den Bereichen öffentliches Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, kerntechnische Sicherheit, Lebens- und Futtermittel, Tierschutz, Verbraucherschutz oder dem Schutz der Privatsphäre melden, können sich auf einen umfassenden Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen berufen, wenn die Voraussetzung für die Meldung auf der jeweiligen Stufe (intern, extern, öffentlich) vorliegen:

  • Erste Stufe: Interne Meldung
    Ein Hinweisgeber ist bei einer internen Meldung geschützt, wenn er davon ausgehen durfte, dass die gemeldeten Informationen im Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprachen und die Informationen dem Anwendungsbereich der Richtlinie unterfielen.
  • Zweite Stufe: Externe Meldung
    Ein Hinweisgeber ist im Fall einer externen, Meldung geschützt, wenn interne Meldekanäle nicht vorhanden oder nicht bekannt gewesen sind, eine interne Meldung fruchtlos geblieben oder dem Hinweisgeber nicht zumutbar gewesen ist oder der Hinweisgeber annehmen durfte, dass eine interne Meldung die behördlichen Ermittlungen beeinträchtigen würde.
  • Dritte Stufe: Öffentliche Mitteilung (Presse, Medien)
    Im Fall einer öffentlichen Mitteilung ist ein Hinweisgeber geschützt, wenn interne und externe Meldungen fruchtlos geblieben sind oder eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung öffentlicher Interessen bestanden hat.
  • Die nationalen Regelungen können einen weitergehenden Schutz vorsehen und etwa Verstöße aus anderen Regelungsbereichen erfassen.

    Fazit:
    Die Einrichtung eines internen Meldesystems ist nicht nur Selbstzweck. Das interne Meldesystem kann ein effektives Werkzeug darstellen, um Gesetzesverstöße und damit einhergehende Bußgelder zu vermeiden. Insbesondere kann ein internes Meldesystem aber dazu dienen, die Reputation des Unternehmens zu schützen, weil ein Mitarbeiter sich nur dann auf den Schutz der Richtlinie berufen kann, wenn die Voraussetzungen der jeweiligen Stufe erfüllt sind. Danach ist eine Weitergabe an die Presse regelmäßig nur zulässig, wenn zuvor die internen Meldeverfahren durchlaufen worden sind. Stellt das Unternehmen die Verstöße ab, wird der Mitarbeiter von einer Weitergabe an die Presse absehen, weil er sich nicht mehr auf den Schutz der Richtlinie berufen kann.

    Auch Unternehmen, die aufgrund ihrer Größe nicht in den Anwendungsbereich der Richtlinie fallen, sind gut beraten, wenn sie ein internes Meldesystem einrichten, weil sie nur auf diese Weise von den aufgezeigten positiven Aspekten profitieren können.

    Für Geschäftsführer und Vorstandmitglieder gilt mit Blick auf ihre persönliche Haftung, dass sie die Einrichtung eines internen Meldesystems gezielt vorantreiben sollten. Mängel in diesem Bereich können als Verstoß gegen Organisationspflichten ein unkalkulierbares Haftungsrisiko begründen.

    Letztlich bleibt aber abzuwarten, wie der nationale Gesetzgeber die Richtlinienvorgaben ins deutsche Recht umsetzen wird.

    Zusammenfassung:
    Durch die am 16.12.2019 in Kraft getretene „Whistleblower-Richtlinie“ (RL EU 2019/1937) soll der Schutz von Whistleblowern europaweit verbessert werden. Die Mitgliedstaaten haben nun zwei Jahre Zeit, um die Vorgaben in nationales Recht umzusetzen.
    Danach müssen Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern ein internes Meldesystem installieren, welches die Meldung von internen Rechtsverstößen ermöglicht. Wendet sich ein Hinweisgeber direkt an die Behörden oder sogar an die Öffentlichkeit, ist er nur geschützt, wenn im Unternehmen überhaupt kein oder ein unzureichendes internes Meldesystem vorhanden ist oder erforderliche Folgemaßnahmen unterlassen werden. Um den drohenden Reputationsverlust zu vermeiden, sollten alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, die Richtlinienvorgaben konsequent umsetzen und ein effektives Meldesystem einrichten.